Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Thermopolis Oy
Lassilantie 12
62100 Lapua
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Thermopolis Oy/ Matti Alakoskela
Lassilantie 12
62100 Lapua
info@thermopolis.fi
2. Rekisteröidyt
Thermopolis Oy:llä on käytössä Visma -ohjelmisto. Jossa on yrityksen asiakasrekisteri, myynti- ja ostolaskut sekä palkkahallinto.
Hanketoiminnan toteuttamiseksi keräämme hankekohtaisesti tietoa esim. työpajoissa ja hankkeiden projektipäälliköt tallentavat kerätyt tiedot hankekohtaiseen tiedostoon T:/Hankkeet/Hankkeen nimi.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
- Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
- Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella esim. työpajassa kerätty osallistumisluettelo, messuilla suostumuksen perusteella saatu kiinnostus hankkeeseen.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Hanke- ja kehitystoiminnan mahdollistaminen
- Toiminnan harjoittamisen mahdollistaminen
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
- nimi
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
Asiakastiedot
- tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
Kerättäessä henkilötietoja heidän suostumuksellaan työpajojen tms. yhteydessä ilmoitetaan henkilölle
Organisaation nimi
Mihin tarkoitukseen tietoja käytetään
Kuinka kauan tieto säilytetään
Mikä toinen organisaatio voi saada tiedot
Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
Oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@thermopolis.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- Hanke- ja kehitystoiminnassa asiakas luovuttaa meille tiedot esim. työpajassa tai ilmoittautuu tapahtumaamme verkkolomakkeen kautta.
- Lisäksi toimihenkilöidemme sähköposteihin tulee informaatiota hanke- ja tapahtumajärjestelyjen yhteydessä, jolloin tietoa tallentuu toimihenkilöiden käyttämiin järjestelmiin (One drive).
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Thermopolis Oy:n ulkopuolelle.
8. Käsittelyn kesto
- Asiakkuustiedot säilyvät tietojärjestelmässä, ellei niitä erikseen poisteta.
- Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan ilmoittamalla siitä markkinointipostin lähettäjälle.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Thermopolis Oy:n asiakasrekisteriin ja yhtiön hanketiedostoihin on pääsy yrityksen työntekijöillä. Tilitoimistopalvelut tuottaa Beople Oy, joka on Visma taloushallinto-ohjelmiston pääkäyttäjä. Tietohallinnon osalta käytämme palveluntuottajana DL data Oy:tä, jolla on pääsy yhtiön verkkolevyille.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.