Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Thermopolis Oy

Lassilantie 12
62100 Lapua

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Thermopolis Oy/ Matti Alakoskela
Lassilantie 12
62100 Lapua
info@thermopolis.fi

2. Rekisteröidyt

Thermopolis Oy:llä on käytössä Visma -ohjelmisto. Jossa on yrityksen asiakasrekisteri, myynti- ja ostolaskut sekä palkkahallinto.

Hanketoiminnan toteuttamiseksi keräämme hankekohtaisesti tietoa esim. työpajoissa ja hankkeiden projektipäälliköt tallentavat kerätyt tiedot hankekohtaiseen tiedostoon T:/Hankkeet/Hankkeen nimi.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella esim. työpajassa kerätty osallistumisluettelo, messuilla suostumuksen perusteella saatu kiinnostus hankkeeseen.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Hanke- ja kehitystoiminnan mahdollistaminen
  • Toiminnan harjoittamisen mahdollistaminen

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

Kerättäessä henkilötietoja heidän suostumuksellaan työpajojen tms. yhteydessä ilmoitetaan henkilölle

Organisaation nimi

Mihin tarkoitukseen tietoja käytetään

Kuinka kauan tieto säilytetään

Mikä toinen organisaatio voi saada tiedot

Oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@thermopolis.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • Hanke- ja kehitystoiminnassa asiakas luovuttaa meille tiedot esim. työpajassa tai ilmoittautuu tapahtumaamme verkkolomakkeen kautta.
  • Lisäksi toimihenkilöidemme sähköposteihin tulee informaatiota hanke- ja tapahtumajärjestelyjen yhteydessä, jolloin tietoa tallentuu toimihenkilöiden käyttämiin järjestelmiin (One drive).

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Thermopolis Oy:n ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

  • Asiakkuustiedot säilyvät tietojärjestelmässä, ellei niitä erikseen poisteta.
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan ilmoittamalla siitä markkinointipostin lähettäjälle.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Thermopolis Oy:n asiakasrekisteriin ja yhtiön hanketiedostoihin on pääsy yrityksen työntekijöillä. Tilitoimistopalvelut tuottaa Beople Oy, joka on Visma taloushallinto-ohjelmiston pääkäyttäjä. Tietohallinnon osalta käytämme palveluntuottajana DL data Oy:tä, jolla on pääsy yhtiön verkkolevyille.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.